Terminierte Veranstaltung anlegen (gilt auch für Planungsgespräche vor Ort)

Hier werden bereits terminierte Fortbildungsveranstaltungen angelegt, die von den Moderatorinnen und Moderatoren angeboten werden.
Wird aus einem allgemeinen Angebot (Veranstaltung auf Anfrage) eine fest vereinbarte Fortbildung, wandeln Sie bitte die Veranstaltung auf Anfrage in eine terminierte Veranstaltung um (siehe Kapitel "Auf Anfrage" umwandeln in "Termin"). Bitte legen Sie in diesem Fall keine neue terminierte Veranstaltung an.

Veranstaltung anlegen

Nach Klick auf den Link zum Formular öffnet sich dieses zur Erfassung der Veranstaltung. Es gibt weiterhin Felder, die obligatorisch gefüllt werden müssen (gekennzeichnet mit *) und Wahlfelder.

Bitte nutzen Sie die Möglichkeit, weitergehende und ausführliche Informationen in einem pdf-Dokument anzubieten.

Im Kopf des Formulars besteht die Möglichkeit, zwischen den Menüpunkten des VAMs zu wechseln (Achtung: nicht gespeicherte Informationen gehen verloren!).

Informationen eintragen

Im oberen Teil des Formulars werden Informationen zum Thema festgelegt. Dabei kann die Themenbezeichnung frei gewählt werden.
Bitte beachten Sie aber, dass das Thema inhaltlich zu der später festzulegenden Zuordnung zum Programm/Modul passen sollte.
Bei einer terminierten Veranstaltung muss eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden.

Es kann ein weiterführender Link eingegeben werden, z.B. auf weitere Informationen zu einer Veranstaltung oder zum Thema.

An dieser Stelle kann nach der ersten Speicherung ein pdf-Dokument angehängt werden (siehe Kapitel pdf-Dokument hochladen).

Der Veranstalter ist mit dem Kompetenzteam belegt, zu dem der/die Moderator/in gehörig ist.

Termin / Anmeldeschluss eingeben

Nun kann der Termin (eintägig oder mehrtätig) eingegeben werden. Mehrtägige Termine werden über den Button "Termin hinzufügen" ergänzt. Mit Beginn und Ende sind die Randzeiten der Fortbildung gemeint, nicht die Dienstzeiten der Moderatoren/innen.
Ein Anmeldeschluss kann optional gewählt werden.

Anschließend muss noch die Veranstaltungart gesetzt werden.

Zuordnung zu Fortbildungsprogramm und Modul

Jede Veranstaltung muss einem Fortbildungsprogramm (und mindestens einem dazugehörigen Modul) aus der neuen Menükarte, die im Rahmen der Fortbildungsinitiative des Ministeriums für Schule und Weiterbildung NRW vorgestellt wurde, zugeordnet werden. Nachdem ein Programm (hier "Inklusion") ausgewählt wurde, klappen die Module auf, die zur Verfügung stehen.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Veranstaltungen mehreren Programmen zuzuordnen. Nach Klick auf "Fortbildungsprogramme und Module hinzufügen" kann dies ergänzt werden.
Zuordnungen können durch Klick auf "Zuordnung entfernen" wieder rückgängig gemacht werden, jedoch muss immer eine Zuordnung aktiv sein.

Schulformen und Fächer festlegen

Der nächste verpflichtende Schritt ist die Auswahl der Schulform und der Fächer.
Schulform- und fächerübergreifend ist vorbelegt. Durch Klick auf "Schulform/en manuell auswählen" oder "Fäch/er manuell auswählen" öffnen sich die Auswahlmöglichkeiten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Moderatoren/innen festlegen und ergänzen

Abschließend können zu dem/der vorbelegten Moderator/in noch weitere Moderatoren/innen ergänzt werden. In deren Fobido wird dann die angelegte Veranstaltung ebenfalls gespeichert.
Es kann auch ausgewählt werden, ob das KT oder der/die Moderatoren/innen als Kontakt aufgeführt werden. Wenn der/die Moderator/in dies übernimmt, sollte eine Telefonnummer hinzugefügt werden.

Nach Klick auf "Moderator/in" hinzufügen kann die dementsprechende Personen aus allen Kompetenzteams ausgewählt werden.
Wichtig ist, dass bei mehreren Kompetenzteams eines als Veranstalter festgelegt werden muss, wo dann auch (mögliche) Anmeldungen auflaufen werden.
Bitte beachten Sie: Es besteht auch die Möglichkeit, sich selber zu löschen, wenn mind. ein/e Weitere/r hinzugefügt worden ist! Jedoch ist die Veranstaltung dann nur noch bei den anderen Moderatoren/innen in der Fobido zu bearbeiten (nach Speicherung).

Der Ort der Veranstaltung muss anschließend eingegeben werden.

Teilnehmerlisten

Da terminierte Veranstaltung in der Regel auch veröffentlicht werden und mit einer Anmeldemöglichkeit ausgestattet werden, kann nun ausgewählt werden, ob und an wen eine Teilnehmerliste (alle zwei Tage) verschickt wird.

Weitere Optionen einer terminierten Veranstaltung

Bei mehrtägigen Veranstaltungen bietet es sich an, die Dauer der Teilnahme auswählbar zu machen sowie über ein Übernachtungsangebot zu informieren und in der Anmeldung abzufragen.
Bei dem Angebot von Mahlzeiten kann angegeben werden, ob vegetarisches Essen gewünscht wird.
Weiterhin kann ein anderes Bestätigungsschreiben ausgewählt werden - wenn dieses für Ihr KT eingegeben ist. Dazu ist der/die Administrator/in zuständig. Im Adminbereich können Schreiben ergänzt oder verändert werden.
Eine mögliche Workshopschiene kann nach erstmaligem Speichern angelegt werden (siehe Kapitel Workshopschiene anlegen).
Ebenfalls kann die Veröffentlichung in einem anderen Web erst nach einmaliger Speicherung ausgewählt werden. Dazu werden Veröffenlichungsanfragen verschickt (siehe Kapitel Veröffentlichungsanfrage verschicken).

Speichern

Nach dem Klick auf "Speichern" wird die Veranstaltung - insofern alle Pflichtfelder ausgefüllt worden sind - gespeichert und ist auf der Übersichtsseite aufgelistet.
Außerdem kann die Veranstaltung bearbeitet, erneut gespeichert, kopiert oder gelöscht werden.
Nun können auch Workshopschienen angelegt und Veröffentlichungsanfragen gesendet werden.

Anmeldelink

Nach der Speicherung erscheint zunächst der Hinweis Der Link zur Onlineanmeldung erscheint erst nach der Genehmigung im Adminbereich. in dem Feld "Anmeldelink". Sobald der Admin die Veranstaltung online gestellt hat, erscheint an dieser Stelle der Link zur Online-Anmeldung, den Sie dann weitergeben können.

Über das Menü im Kopf des Formulars gelangen Sie zur Inhaltsübersicht oder zu den weiteren Funktionen.
Über den Button "Vorschau" können Sie sich ansehen, wie Ihre Veranstaltung im Internet erscheinen wird.
Um Informationen zu den aufgelaufenen Anmeldungen separat zu erhalten, können Sie sich eine "TN-Übersicht" anzeigen lassen.
Die Teilnehmer/innen werden mit den Daten aus dem Anmeldeformular aufgeführt. Sie können Teilnehmer/innen suchen oder sich die Liste als Excel-Datei herunterladen.
Sollte die Veranstaltung bereits ausgebucht sein, wird eine Warteliste erstellt. Auch hier können Sie eine Übersicht aufrufen ("Warteliste").
An dieser Stelle können Sie auch nochmal eine Übersicht über die Workshopschienen abrufen ("Workshopschienen-Übersicht").

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Seite zuletzt geprüft und aktualisiert: 23.09.2019